ERP, Türkçeye Kurumsal Kaynak Planlaması olarak geçen, ingilizce karşılığı " Enterprise Resources Planning" olan kurumsal entegre sistemlerin kısaltmasıdır.
ERP yazılımları; bir işletmenin, satıştan muhasebeye, üretimden envantere, insan kaynaklarından satınalmaya kadar tüm fonksiyonlarını kapsayan ve tüm fonksiyonların birbirleri ile etkileşim halinde olan entegre sistemlerdir.
ERP yaklaşımı bütünleşik bir yaklaşımdır. Firmanın tüm bölümleri entegre tek bir sistem kullanır. Entegre bir sisteme sahip olmayan işletmelerde hakim olan Best-of-breed yaklaşımının avantajı, firmanın tek bir bilgi sistemine bağımlı olmayıp farklı tedarikçilerin yazılımlarının rekabetinden fayda elde etmesidir. Ancak bu yaklaşımın entegrasyonun sağlanamaması, aynı verinin tekrar tekrar işlenmesi, farklı departmanlardan gelen raporların birbirini tutmaması, karar alma mekanizmalarındaki eksiklik ve uzun iş süreçleri gibi birçok dezavantajı vardır.
ERP yaklaşımında veri, tıpkı bir üretim işletmesine hammaddenin girip işlenerek ürün olarak çıkması gibi, firmaya girer ve değişik departmanlarda işlenerek anlamlı bir bilgiye dönüşür. ERP yaklaşımının avantajları arasında; farklı birimler arası entegrasyon, ortak bilgi havuzu ve iletişimi arttırması, geriye doğru izlenebilirlik ve takip, ileriyi öngörebilmede destek, maliyetlerde düşüş, kalitenin ve süreçlerdeki verimliliğin arttırılması, tutarlı raporlama, endüstri bağımsızlığı gibi bir çok başlık sayılabilir.
ERP’nin en büyük getirileri arasında işletmenin tamamında Ortak Bilgi Havuzu ve Entegrasyonun sağlanması yer alır. Farklı departmanlar, masalar veya kişiler tarafından sahip olunan bilgi, diğer departmanlara aktarılamadığı veya aktarım sırasında oluşan bilgi kaybı nedeni ile birçok işletme günümüzde halihazırda mevcut olan göstergelerini kullanamamaktadır.
ERP sistemlerinin gelişmesinde tetikleyici olan ve ileriki aşamalarda getirileri arasında da yer alan unsur 1970lerden sonra dünyada arz ve talebin dengelenmesi ve rekabetçi piyasanın oluşması ile gittikçe önem kazanan "Maliyet" konusudur.
Maliyetini Yönet Karını Arttır.
Maliyet Takibi konusu özellikle ülkemizde kriz yıllarında büyük önem kazanmıştır. Rekabetin artması ve kriz ortamında maliyetlerin daha da önem kazanması ERP’lere maliyet alanında önemli bir pazar açmıştır. ERP’ler bünyesindeki maliyet hesaplama sistemleri bir ürünün gerçekte kaça mal olduğunu gösteren Fiili maliyet ve teklif/sipariş aşamasında sabit bir hesaplamadan yola çıkılarak oluşturulan Standart Maliyet olmak üzere ikiye ayrılır. Ayrıca ERP’lerde her bir aktivite ve süreç için karlı ve zararlı ürünlerin, hizmetlerin tespitine olanak sağlayan "Aktivite Tabanlı Maliyet" (Activiy Based Costing) sistemleri de bulunmaktadır.
Pusulanın hep kuzeyi göstermesi gerekir.
ERP nin işletmelere kattığı bir diğer önemli artı
Tutarlı Raporlamalardır. Bilginin duvarlar içerisinde kaldığı veya odalar arası kağıtlarla, telefon görüşmeleri ve elektronik postalarla aktarılmaya çalışıldığı bir sistemde çoğunlukla bilgi akarken deforme olur, azalarak veya değişerek ilerler. Dolayısı ile bu bilgilerin sonucu olarak farklı departmanlar tarafından oluşturulan farklı raporlar arasında da tutarsızlıklar oluşur. İşte ERP bu noktada devreye girer. Ortak bir hafızaya işlenen tek girişli bir bilgi tarafından oluşturulan raporlar arasında tutarlılık sağlar. Aynı zamanda raporlar sistem tarafından otomatik oluşturulduğu için kurumu yönlendiren hızlı ve güvenilir raporların oluşturulmasını mümkün kılar.
ERP sistemleri olmayan ve "best of breed" yaklaşımı ile beslenen sistemlerde
tekrarlı veri girişleri oluşur. Bu sistemler entegre olmadıkları için farklı fonksiyonları sağlayan farklı programlara aynı bilgilerin tekrar tekrar işlenmesi gerekir. ERP gibi entegre sistemlerde ise veri bir defa girilir ve bu veri ile beslenen tüm fonksiyonlar bu veriden ortak bir şekilde faydalanır. Dolayısı ile tekrarlı veri girişleri ortadan kalkar, gereksiz zaman kaybı ve iş gücü elimine edilir, tekrarlı girişlerden doğabilecek hata, tutarsızlık ve farklılıklar engellenmiş olur.
Zaman Tüneli – Geçmiş verilerden gelecek öngörüsü
Erp sistemlerinin en temel özelliği ortak bir kurum hafızasında doğru tasarlanmış süreçler ile izlenebilirliği ve kontrolü sağlayarak geleceği öngörülebilmesini sağlayan işlenebilir bilgilere ulaşmaktır. Geçmiş verilerin kayıt altına alınırak çok kısa bir süre içerisinde değerlendirebilir bir formda sunulabilmesi, önceden tasarlanan bir kapsam dahilinde geleceği öngörebilecek bir şekilde kullanılabilmesi ERP sistemleri içerisinde mümkün olmaktadır.
