Peki bir çok kurumun kurtarıcı olarak gördüğü ve dünyada hızla yayılan, kurumlar ile büyüyen ve gelişen ERP Sistemlerinin implementasyonunda başarısızlığın arkasında yatani temel nedenler nelerdir? Bu temel nedenleri anlayabilmek ve başarısızlık ihtimalini bertaraf edebilmek için en önemli odak noktası
ERP Sistemleri’nin kritik başarı faktörlerini algılayabilmek olmalıdır.
Başarılı
ERP Sistemleri için gerekli olan kritik faktörler çeşitli yönetemlerle ve deneyimlerle sınıflandırılmıştır. İlk ve en önemli etmenlerden biri firmanın stratejik hedeflerinin tüm kurum tarafından açıkça anlaşılmasıdır. Stratejik hedeflerini belirleyemeyen bir kurum nerede olduğunu ve nereye gitmek istediğini henüz aydınlatamamış bir kurumdur. Bu sadece
ERP sistemleri için gerçekleştirilmesi gereken bir adım değil kurumun varlığını sürdürmesi için kuruma kazandırılması gereken başlı başına bir kültür niteliğindedir. Aynı zamanda projenin başarısı için tüm kurum bünyesinde gerçekleştirilecek organizasyonel bir değişim yönetimine ihtiyaç duyulur. Üst düzey yöneticilerin projeye başından sonuna dek sahip çıkmaları ve kuruma bu düşünceyi empoze etmeleri tüm kurumun projeye olan bağlılığını arttırmada önemli rol oynamaktadır.
Elbetteki her proje beraberinde doğru bir proje yönetimi sistematiğine ve mükemmel bir uygulama ekibine ihtiyaç duyar. Uygulama ekibi doğru proje yönetimi perspektifi ile proje kapsamında çıkabilecek aksaklıklarda hem esnek hem de sorunların aşılması yönündeki bir bakışla ilerleyebilecektir. Proje ekibi kapsamlı eğitimler ile başta anahtar kullanıcılar olmak üzere tüm kullanıcıların yeterli donanıma sahip olmalarını sağlayabilmeli, bu konuda belirlenen periyod dahilinde onları destekleyebilmelidir. Aynı zamanda farklı kurum içi uygulamalar ile (intranet vb gibi) tüm kullanıcılar eğitim dokümanları, en sık karşılaşılan hatalar, en sık sorulan sorular gibi ihtiyaç duyulabilecek, hem görsel hem de işitsel yönden desteklenmiş kaynaklara çoklu site yayınları ile en kısa süre içerisinde ulaşabilmelidir. Unutulmamalıdır ki
ERP en temelde doğru veri girişine ihtiyaç duyar ve son kullanıcılara da kazandırılması gereken ilk özellik bu noktadadır. Doğru veri girişleri ile temel bilgi havuzu oluşturulmuş bir sistem üzerine performans kriterlerinin inşa edilmesi ise sistemin sürekli sorgulanmasını sağlayacak temel aşamadır.
İşte yukarıda belirtilen bu halkalardan herhangi bir noktada yaşanan kırılma tüm sistemin ileriye taşınmasını ve gelişmesini engeller. Belirli bir dönem için kurumun stratejik hedefleri kapsamında yer almayan luzümsuz talep ve beklentiler, gereksiz birleştirilen ve otomatize edilmeye çalışılan süreçler, doğru analiz edilememiş ve sistematiği, iş kuralları, performans ölçütleri ve çıktıları doğru tasarlanamamış bir sistem, kullanıcı dirençleri ve yöneticilerin bu noktada projeyi yeterince sahiplenmemesi, eski sistem alışkanlıkları ve bunların aşılamaması proje süreci içerisinde kırılmalar ve darboğazlar yaratır.
ERP Sistemleri’nin implementasyonunda en çok düşülen tuzaklar da bu unsurlar içerisinde yer almaktadır.
ERP Sistemleri’nin implementasyonu kurumlarda doğası gereği genelde sancılı geçen süreçlerdir. Tüm kullanıcılardan belirli bir süre için daha eforlu ve kuruma adanmış bir tutum sergilenmesi beklenir. Eski alışkanlıklardan vazgeçme yani değişim, kullanıcılarda direç yaratacaktır. Bu noktada temelleri doğru atılmış ve en önemlisi analizi ve tasarımı doğru yapılmış olan projeye sahip çıkarak ve inanarak bunların en az yara ile atlatıması önem arzeder.
Einstein’ın da bir sözünden yola çıkılarak, unutulmamalıdır ki; eski süreçlerle aynen devam edildiği sürece elde edilen sonuçlarda da bir değişiklik olmayacağı aşikardır.
